Xây dựng ứng dụng Hồ sơ điện tử quản lý Hồ sơ sinh viên Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh

Đề tài nghiên cứu cấp cơ sở Xây dựng ứng dụng Hồ sơ điện tử quản lý Hồ sơ sinh viên Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh. Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại của bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT), thời đại của cuộc cách mạng 4.0. Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đóng vai trò không nhỏ trong sự phát triển chung của nhân loại. Có thể nói rằng, CNTT ra đời là bước tiến vĩ đại của nhân loại, CNTT vừa là kỹ thuật, kinh tế, vừa là văn hóa. Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đã làm cho xã hội có nhiều nhận thức mới về cách nhìn nhận, đánh giá, tổ chức các hoạt động. Nhiều quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam ý thức được rất rõ tầm quan trọng của Tin học và có những đầu tư xứng đáng cho lĩnh vực này, đặc biệt là trong giáo dục.

Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương chính sách đầu tư và phát triển về ứng dụng công nghệ thông tin như: Chỉ thị số 58-CT/TW của bộ chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp công nghiệp hoá – hiện đại hoá đã chỉ rõ: “Ứng dụng và phát triển CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế – xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước”.
Những năm gần đây sự bùng nổ của khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ số, Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt nhiều quyết định đẩy mạnh số hóa hồ sơ giấy tờ hành chính.
Phấn đấu 100% trường cao đẳng năm 2025, 100% cơ sở giáo dục nghề nghiệp đến 2030 số hóa quá trình học tập, kết quả học tập, văn bằng giáo dục nghề nghiệp của người học và kết nối, tích hợp dữ liệu trên môi trường số. Nhiệm vụ cụ thể: số hóa hoạt động của nhà trường, trong đó chú trọng đến quản lý tuyển sinh, đào tạo, đảm bảo chất lượng, phát triển chương trình, quản lý nhà giáo, quản lý học sinh sinh viên, kết nối doanh nghiệp.”
Các chính sách đổi mới giáo dục này nhằm thúc đẩy sự đổi mới và cải cách giáo dục, trong đó việc sử dụng công nghệ thông tin, số hóa để nâng cao chất lượng giáo dục và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Để phù hợp với xu thế đó, trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh đã rất chú trọng đầu tư phát triển và ứng dụng CNTT, công nghệ số vào công tác quản lý và2 giảng dạy. Từ năm 2013 nhà trường đã đổi mới phương pháp kiểm tra đánh giá HSSV từ thi tự luận, trắc nghiệm trên giấy sang hình thức thi trắc nghiệm khách quan trên máy tính. Năm 2015 nhà trường đã bắt đầu nghiên cứu và ứng dụng phần mềm mã nguồn mở moodle vào việc giảng dạy trên hệ thống elearning và mang lại những hiệu quả rõ rệt, cải thiện chất lượng đào tạo của nhà trường.
Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ số vẫn được nhà trường ưu tiên nghiên cứu áp dụng vào trong công tác quản lý và giảng dạy.
Nhà trường đang dùng phần mềm Quản lý đào tạo để quản lý các hoạt động đào tạo; Phần mềm Tuyển sinh của tổng cục giáo dục nghề nghiệp, Bộ Lao độngThương binh và Xã hội; Phần mềm thư viện để quản lý các hoạt động của thư viện. Nhà trường vẫn tiếp tục ứng dụng phần mềm moodle vào việc triển khai các hoạt động elearning và nhiều phần mềm ứng dụng khác. Tuy nhiên các phần mềm ứng dụng nhà trường đang sử dụng vẫn chưa được nghiên cứu sâu để tối ưu hóa các chức năng. Các phần mềm đang sử dụng đa số vẫn hoạt động độc lập riêng rẽ, chỉ phát huy một số tính năng nhất định phục vụ cho mục đích riêng của từng đơn vị sử dụng. Các phần mềm nhìn chung còn thiếu sự tích hợp kết nối với nhau dẫn đến việc chồng chéo, phức tạp, khó khăn trong công tác quản lý nói chung.
Từ năm 2022, Phòng Công tác HSSV thực hiện sử dụng phần mềm của Tổng cục GDNN để quản lý HSSV nói chung. Việc quản lý HSSV đặc biệt là quản lý hồ sơ của HSSV chưa được sử dụng trong phần mềm này. Hiện nay phòng Công tác HSSV phải quản lý hàng nghìn hồ sơ HSSV cả những HSSV đang học và những HSSV đã tốt nghiệp. Các thông tin cơ bản của HSSV nhà trường được phòng quản lý trên những phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Word, Excel…còn các hồ sơ lưu trữ vẫn là những hồ sơ giấy. Số lượng hồ sơ giấy ngày 1 nhiều, cần 1 không gian nhất định để bảo quản lưu trữ; Sẽ rất mất thời gian và khó khăn trong việc tìm kiếm nhất là những thông tin của HSSV đã ra trường nhiều năm trước; Mặt khác phòng Công tác HSSV cũng thường xuyên cần làm những báo cáo tổng hợp số liệu về thông tin của học sinh sinh viên, nên việc trích xuất thông tin nhanh chính xác cũng là 1 yêu cầu quan trọng mà việc tổng hợp từ hồ sơ giấy sẽ rất khó khăn và mất thời gian. Xuất phát từ thực tế đó, việc xây dựng 1 phần mềm Hồ sơ điện tử ứng dụng cho việc quản lý Hồ sơ3 HSSV là rất cần thiết và có ý nghĩa. Đó cũng chính là lý do chúng tôi thực hiện sáng kiến :
“ Xây dựng ứng dụng Hồ sơ điện tử quản lý Hờ sơ sinh viên Trường Cao đẳng Y tế Quảng Ninh”. Việc xây dựng hồ sơ này sẽ giúp số hóa toàn bộ thông tin hồ sơ của HSSV, dễ dàng trong việc quản lý các thông tin, thuận tiện cho việc bổ sung, sửa chữa, nhanh gọn, chính xác trong việc lưu trữ và trích xuất các thông tin để báo cáo. Việc xây dựng hồ sơ điện tử cũng giúp cho việc quản lý HSSV được khoa học hơn, phục vụ tốt hơn công tác thanh tra, kiểm tra giám sát, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc và từng bước hoàn thiện để có thể liên thông với các phần mềm của tổng cục giáo dục nghề nghiệp. Chúng tôi mong muốn kết quả của sáng kiến sẽ góp phần nhằm nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường

MỤC LỤC
PHẦN I. PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………………. 1
1.1. Lý do thực hiện sáng kiến: …………………………………………………………………… 1
1.2. Phạm vi, đối tượng áp dụng: ………………………………………………………………… 4
1.3. Mục tiêu của sáng kiến kinh nghiệm: ……………………………………………………. 4
1.4. Phương pháp thực hiện sáng kiến (mô tả cụ thể trong phần nội dung) ………. 4
1.5. Những đóng góp mới của sáng kiến ……………………………………………………… 4
PHẦN II. NỘI DUNG……………………………………………………………………………….. 5
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến …………………………………………………………………. 5
2.2. Thực trạng vấn đề cần giải quyết:…………………………………………………………. 7
2.3. Phương pháp thực hiện sáng kiến kinh nghiệm:……………………………………. 10
2.4. Hiệu quả của sáng kiến ……………………………………………………………………… 26
2.5. Những hạn chế của sáng kiến………………………………………………………….. 2526
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ………………………………………….. 279
1. Kết luận ……………………………………………………………………………………………. 279
2. Khuyến nghị ……………………………………………………………………………………… 279
2.1. Đối với nhà trường ………………………………………………………………………….. 279
2.2. Đối với giảng viên, GVCN và các bộ phận liên quan ………………………….. 289
TÀI LIỆU THAM KHẢO ……………………………………………………………………..29